ChatGPTを仕事で活用する例。文章校正・議事録・メール作成の頼み方と、社外秘を入れる前に確認すること

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ChatGPTに「この文章を直して」「議事録にして」「メールを書いて」と頼んでみたものの、言い回しが大きく変わってしまったり、会議で話していないことが書き足されたりして、結局自分で書き直した経験はないでしょうか。仕事の文章や会議の内容を、そもそも入力してよいのかも気になるところです。

文章校正・議事録・メール作成は、ChatGPTを仕事に使い始めやすい作業です。どれも「目的と読む人」「元になる材料」「変えてほしくないこと」「出力の形」の4つを伝えると、手直しの少ない答えが返ってきやすくなります。文章を貼り付けて頼む方法なら無料版でも使えます。会議の録音から議事録を作る「Record（録音）」機能は、2026年9月24日時点の公式ヘルプでは、Plus・Pro・Business・Enterprise・EduのmacOSデスクトップアプリを対象として案内されています。送る前には、社外秘や個人情報を伏せる、学習に使わせない設定を確認する、返ってきた内容を自分で確かめる、の3つを習慣にしておくと安心です。

情報確認日：2026年9月24日。OpenAIの公式ヘルプ（プロンプトの書き方、Record、データコントロール、ファイルのアップロード）をもとに、作業ごとの頼み方を筆者の提案として整理した解説です。

仕事で頼むとき、共通して伝えることは？

机の中央に吹き出しの浮かぶノートパソコン、左に赤ペンで直しを入れている書類、右に会議メモのクリップボードと卓上マイク、手前に封筒を描いたイラスト。文章校正・議事録・メール作成という、ChatGPTに頼める3つの仕事の作業を表す。

OpenAIのヘルプ「Prompt engineering best practices for ChatGPT」は、指示を明確かつ具体的にし、何を求めているかが分かるだけの文脈を添えること、最初の答えを見て、言い回しを直す・文脈を足す・要求を簡単にするといった調整を重ねること、口調は「フォーマルに」「親しみやすく」のような形容詞で指定することを勧めています。

これを仕事の作業に当てはめると、筆者は次の4つを毎回書き添えるのがよいと考えています。

目的と読む人：社内の上司に出す報告書、取引先への返信、など
元になる材料：直したい文章、会議のメモ、相手から届いたメールを貼り付ける
変えてほしくないこと：数字・日付・固有名詞、決まった用語、メモにない内容を足さない、など
出力の形：修正後の全文と変更点の一覧、箇条書き、200字程度、など

とくに仕事で効くのは3つ目です。ChatGPTは頼まれた以上に言い回しを整えたり、文脈から推測した内容を補ったりすることがあります。「変えてほしくないこと」を先に書いておくと、元の意味や事実が変わるのを防ぎやすくなります。ChatGPTに初めて頼むときの基本の型や、無料版でできることは、ChatGPTの使い方を初心者向けに解説した記事を読んでいただくと分かります。

指示文の書き方そのものを基本から身につけたい方は、次の記事で、OpenAI・Anthropic・Googleの公式ガイドに共通する基本の型と、練習の進め方を確認できます。

6色の帯が積み重なった指示文のカード、チェックリスト、鉛筆、循環する矢印のイラスト。画像内の文字：プロンプトの学び方／基本の型と練習法／3社の公式ガイドで整理

プロンプトエンジニアリングを学ぶには。OpenAI・Anthropic・Googleの公式ガイドに共通する基本の型と、4週間の練習の進め方

プロンプトエンジニアリングは各社の公式ガイドで無料で学べます。OpenAI・Anthropic・Googleのガイドに共通する6つの要素をどのガイドに書かれているかと一緒に整理し、型を使った指示文の例、4週間の練習の進め方、うまくいかないときの直し方、公式の無料教材の条件をまとめました。

文章校正はどう頼む？

文章校正で困りやすいのは、「誤字だけ直してほしかったのに、文章全体が書き換わった」というずれです。どこまで直してよいのかを最初に決めて伝えるのがコツです。直す範囲ごとに、筆者が考えた頼み方の例を挙げます。

文章校正の頼み方の例（筆者の提案）

誤字脱字だけ直す：「次の文章の誤字脱字と、明らかな変換ミスだけを直してください。言い回しや文の順番は変えないでください。直した箇所は『元の表記 → 修正後』の一覧で最後に示してください。」と書き、その下に文章を貼り付ける。

読みやすく整える：「次の文章は、社内の上司に提出する報告書の一部です。意味と数字・日付・固有名詞は変えずに、一文を短くして読みやすくしてください。修正後の全文のあとに、主な変更点を3つまで箇条書きで説明してください。」

表記をそろえる：「次の文章の表記ゆれ（例：『お問い合わせ』と『お問合せ』、全角と半角の数字）を一覧にしてください。どちらにそろえるかは私が決めるので、まだ本文は直さないでください。」

いずれも筆者が考えた書き方の見本で、返ってくる文章は元の文章の内容やそのときのモデルによって変わります。「変更点の一覧」を出させておくと、どこが変わったかを自分で確かめやすくなります。返ってきた修正に意図と違うものがあれば、同じチャットで「3番目の修正は元に戻して」のように続けて頼み直せます。

長い文書は、ファイルのままアップロードして頼むこともできます。公式ヘルプ「File Uploads FAQ」によると、ファイルのアップロードは無料プランと有料プランで使え、一般的な文書・表計算・プレゼンテーションの形式に対応しています。ただし無料プランは1日3ファイルまでで、混雑する時間帯には上限がさらに下がる場合があるとされています。また、EnterpriseプランのPDFを除き、文書の中のテキストだけが読み取られ、埋め込まれた画像は使われません。図の中の文字まで直したい場合は、その部分を本文に書き出してから頼むほうが確実です。

Wordで作った文書を開いたまま直したい方は、ChatGPTをWordで使う方法の記事を読んでいただくと、無料プランで使える範囲と入れ方が分かります。

議事録はどう頼む？メモを貼る方法と録音から作る方法

議事録をChatGPTで作る方法は、大きく2つあります。会議中に取ったメモや、別のツールで作った文字起こしを貼り付けて整理してもらう方法と、ChatGPTの「Record」で会議を録音し、文字起こしと要約まで作ってもらう方法です。使える条件が違うので、先に表で比べます。

方法	使えるプラン・環境	気をつけること
メモや文字起こしを貼って整理する	無料版を含む各プラン。ウェブ・アプリのどちらでも使える	メモにない内容を補わせないよう指示する。貼る前に個人名や社外秘の情報を伏せる
Record（録音）で文字起こしと要約を作る	Plus・Pro・Business・Enterprise・Edu。macOSのデスクトップアプリのみ	1回の録音は最長4時間。英語が最も精度が高く、ほかの言語は精度にばらつきがある。録音する相手の同意が必要

メモや文字起こしを貼って整理してもらう

どのプランでも使えるのはこちらです。議事録で一番困るのは、話していないことが書き足されることと、決まったことと保留になったことが混ざることです。この2つを防ぐ指示を入れておきます。

議事録の頼み方の例（筆者の提案）

「次のメモは、社内の定例会議で私が取ったメモです。参加していない人に共有する議事録にしてください。次の見出しで整理してください：1. 決まったこと　2. 宿題（担当者・期限）　3. 保留・次回に持ち越したこと　4. 共有事項。メモに書かれていない内容は補わないでください。担当者や期限がメモから分からない項目は『不明』と書いてください。」と書き、その下にメモを貼り付ける。

「不明」と書かせておくと、確認が必要な箇所がひと目で分かります。議事録ができたら、「この議事録をもとに、参加者に送る共有メールを200字程度で書いてください」と続けて頼めば、次のメール作成までつなげられます。メモの中の人名は「Aさん」「Bさん」のように置き換えて貼り、議事録ができてから自分で実名に戻す方法もあります。

Record（録音）で文字起こしと要約を作る

公式ヘルプ「ChatGPT Record」によると、Recordは会議やブレインストーミング、ボイスメモを録音して文字起こしと要約を作る機能です。チャット画面下のRecordボタンから録音を始め、終えて送信すると、文字起こしをもとにしたノートが作られます。できたノートは、ChatGPTに頼んでメールやプロジェクト計画の形に書き直してもらうこともできます。

使う前に押さえておきたい条件は次のとおりです。

対象はPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduで、macOSのデスクトップアプリだけで使える。無料版やGo、Windows・スマホのアプリは、ヘルプの対象に含まれていない
1回の録音は最長4時間（240分）。超えると自動で止まり、ノートが作られる
2026年9月24日時点のヘルプには、英語で最もよく動き、ほかの言語は精度が改善中だがばらつきがある、と書かれている。日本語の会議では、固有名詞や数字を中心に文字起こしを見直す前提で使うのが筆者の提案
他人を録音するときは、地域の法律を確認し、必要な同意を得るよう求められている
Googleカレンダーの予定から会議に自動で参加できるのはGoogle Meetのリンクだけ。Zoom・Microsoft Teamsなどは、macOSアプリで手動で録音を始める

学習への使われ方も確認しておきましょう。ヘルプでは、録音した音声は文字起こしのためだけに使われ、その後に削除され、モデルの学習には使われないと説明されています。一方で、個人向けプランで「すべての人のためにモデルを改善する」がオンになっていると、文字起こしとノートは学習に使われる場合があります。Business・Enterprise・Eduのワークスペースの内容は、初期設定で学習の対象外です。

メール作成はどう頼む？

メールは、相手・用件・伝えたい要点がはっきりしているほど、そのまま使える下書きになります。逆に「いい感じに返信して」だけだと、こちらの事情を知らないChatGPTは、ありそうな内容で空白を埋めてしまいます。伝えたい要点は箇条書きで渡すのがおすすめです。

メール作成の頼み方の例（筆者の提案）

返信の下書き：「下の取引先からのメールに返信を書いてください。伝えたいことは次の3点です：見積もりの提出は10月3日になる、遅れる理由は仕様の確認中のため、確認したい点が1つある（納品形式）。丁寧だが長すぎない文面で、件名も付けてください。」と書き、その下に相手のメールを貼り付ける（相手の名前や連絡先は伏せる）。

お詫びのメール：「納品が1日遅れたことを取引先にお詫びするメールを書いてください。言い訳に聞こえないよう、事実・お詫び・今後の対策の順にしてください。対策は『納品前日に進捗を共有する』です。書いていない対策や約束は付け加えないでください。」

トーンを変える：「次の社内向けの文章を、社外の担当者に送るフォーマルな文面に書き直してください。内容と日付は変えないでください。」と書き、その下に元の文章を貼り付ける。

例の中の日付や内容は説明のための仮のものです。1回目の下書きが合わなければ、「もう少し短く」「結論を先に」「敬語を少しやわらかく」のように、直してほしい点を足して頼み直します。公式ヘルプが勧める「答えを見て指示を調整する」進め方です。うまくいった頼み方はメモに残しておくと、次から同じ型で頼めます。

下書きを送る前には、宛名・日付・金額・添付の有無を自分の目で確かめてください。ChatGPTは誤りを含むことがあり、Recordのヘルプでも、文字起こしを含めて重要な情報は確認するよう注意書きがあります。

仕事で使う前に確認することは？社外秘・個人情報と学習の設定

仕事で使うときに先に決めておきたいのは、どの情報を入力してよいかです。勤務先にAIの利用ルールがあれば、それが最優先です。ルールがない場合でも、顧客の個人情報や社外秘の資料をそのまま貼り付けず、社名や人名を「A社」「Bさん」に置き換え、金額などの機密は伏せてから頼む習慣をつけておくと安心です（筆者の提案）。

会話を学習に使わせない設定

公式ヘルプ「データコントロールに関する FAQ」によると、ウェブ版（サインインしている場合）では次の手順で、自分の会話をモデルの学習に使わせないようにできます。

プロフィールアイコンをクリックする
「設定」を選ぶ
「データコントロール」に移動する
「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする

オフにしても会話はチャット履歴に残りますが、学習には使われなくなります。設定はアカウント全体に適用され、スマホのアプリとも同期されます。つまり、学習をオフにすることと、入力した内容が残らないことは別です。社外秘を貼らないという最初の判断は、設定とは別に必要です。

履歴に残したくない作業は一時チャットで

同じFAQによると、一時チャットはモデルの学習に使われず、履歴に保存されず、メモリも作られません。ただし、システム上には30日間残ってから削除され、その間に不正利用の監視のために確認される場合があります。1回だけの文章の手直しなど、あとで見返す必要がない作業に向いています。

設定の場所や、メモリ・接続アプリの確認方法は、ChatGPTのPrivacy Centerの記事を読んでいただくと、プランごとの違いも含めて分かります。

送る前に確認すること（筆者の提案）

勤務先のAI利用ルールで、入力してよい情報の範囲を確かめたか
顧客の個人情報・社外秘の情報を伏せたか（社名・人名は仮の名前に置き換える）
「すべての人のためにモデルを改善する」の設定を確認したか。履歴に残したくなければ一時チャットを使ったか
返ってきた文章の数字・日付・固有名詞・宛先を、元の資料と照らして確かめたか
会議を録音するなら、参加者の同意を得たか

独学で足りる？作業ごとの使い方を体系的に学びたい人へ

ここで紹介した3つの作業は、例文を自分の仕事に置き換えて何度か試せば、独学で十分に身につく範囲です。使いたい作業が決まっていて、うまくいった頼み方をメモに残しながら試せる人は、公式ヘルプとこの記事のような解説で足ります。

一方で、文章校正や議事録は使えるようになったものの、ほかの業務にどう広げればよいか分からない人や、頼み方を順番立てて学び直したい人は、課題のある教材を使うことも候補になります。講座ごとに学べる範囲が違うので、申し込む前に比べておきましょう。複数のスクールを料金・学べる範囲・無料相談の有無で比べた結果は、生成AIスクールの比較記事にまとめました。講座の一例として、無料カウンセリングで相談できるWinスクールの案内を下に置いています。

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